Dặn Dò Sáng Nay – Tony Buổi Sáng.

 

Hôm qua, làm việc với khách cả buổi sáng, xong đến giờ vẫn không thấy báo cáo ở đây vậy T? Tony hỏi thì bạn T ngơ ngác đáp: Phải báo cáo à, tưởng chỉ nhớ trong đầu thôi chứ, Lúc học Đại Học, không ai dạy cái này cả, những công ty cũ cũng không ai hướng dẫn. Đây là cách làm việc không chuyên nghiệp bạn nhé. Mai mốt mình gặp khách nữa, tới cả trăm khách, nhớ sao nổi.

Khi mình gặp, bàn bạc việc gì với ai, khi về nên xin email của người ta. Sau đó, mình sẽ làm một bài báo cáo nội dung trao đổi, gởi qua email của họ, nhờ họ xác nhận dùm, nội dung làm việc có đúng không ? còn sai sót ý nào không ? Nếu sót nhớ bổ sung vào. Đưa ra thời hạn có việc phải hoàn thành, vì dụ: Làm logo thứ 7 tuần sau sẽ xong (Đơn vị X thi công, số điện thoại, địa chỉ,.. ), Làm nhãn ngày 30/5 xong (Ông y phụ trách, số điện thoại,… ), những việc khác cũng liệt kê ra hết.

Email này soạn ra bằng file word, sau đó đọc kỹ rồi mới gởi. Đừng để đối tác của bạn đọc nội dung nháp. Dò từng chữ, từng lỗi chính tả, từng dấu chấm phẩy.,.. rồi mới gởi. Coi trong danh sách gởi có bị nhầm không, bí mật kinh doanh coi chừng lộ ra hết, rồi quên đính kèm cũng là lỗi phổ biến của mấy nhân viên ngáo ngơ, không được đào tạo. Văn bản phải viết thật rõ ràng, câu cú chủ vị đường hoàng, không sử dụng câu què, câu cụt trong làm ăn. Nếu mình chưa chắc, vì còn kém tiếng việt thì nhờ đồng nghiệp, trưởng phòng hay sếp xem giúp trước khi gởi. Gủi xong, nên gọi điện hay nhắn tin nhờ người ta kiểm tra giúp email, vì ít ai kiểm tra email thường xuyên. Họ phản hồi rồi, mình sửa lại nếu có, rồi in ra., lưu 1 file để trên bàn. Tuần sau, tháng sau,… mở ra coi, đọc lại, việc gì chưa làm thì làm, tránh quên việc,.. .Và mình gặp 100 người thì nên có 100 tờ trên bàn, khi gọi cho khách mở ra, đọc vanh vách như mới gặp họ tức thì. Khách sẽ khen và nể phục mình sao giỏi thế, nhớ dai thế, và họ cảm thấy phải nghiêm túc khi làm việc với mình, cảm thấy mình được tôn trọng.

Lưu ý email của người khác gởi đến mình, trước khi foward gởi cho người khác nữa thì nên đọc kỹ, nên cắt bỏ những đoạn không phù hợp. Hôm bữa, Tony có nhận một email của một bạn nhân viên của công ty S Tourist báo giá cho đoàn khách của Tony thăm quan Đà Nẵng, thấy còn đoạn sếp nó dặn dò phía trước “Cái này mình mua chỉ 3 triệu, nhưng e cứ báo giá 10 triệu nhé, khách này đẹp trai nhưng mà ngu lắm, e chém đẹp cho chị nhé ”. Tony nghe xong mà muốn khóc.

Có bữa, đọc một công văn của một công ty nọ, đọc xong Tony cũng ngồi khóc. Giám đốc gì mà ngáo ngơ, nhân viên viết sai chính tả tùm lum mà cũng đóng dấu. Đã làm sếp thì phải có trình độ, nhân viên làm sai thì bắt làm lại, đánh khi nào chuẩn mới được. Vì mình ký vào đó, đối tác sẽ khinh mình chứ không khinh thằng đánh máy đâu. Như câu không có chủ ngữ sau “Căn cứ vào nội dung họp ngày 7/7. Chúng tôi cho rằng,.. ”. Câu đầu tiên là câu què, vì đó là mệnh đề chứ đâu phải câu đầy đủ đâu mà chấm. Dấu chấm chỉ đặt khi câu đó khi tách ra một mình nó vẫn có nghĩa, cái này trong Tiếng Việt lớp 6 có dạy.

Mình lỡ trong thời gian đi học, dành thời gian học Toán – Lý – Hoá nhiều quá mà sao nhãng tiếng việt thì nên đọc lại. Cách soạn thảo văn bản, cách viết đúng là cái đầu tiên nhân viên phải học, tuyệt đối không được typo (tức typing mistake/error-lỗi đánh máy). Nếu còn yếu tiếng việt thì không nên mở công ty, đừng soạn công văn xong gửi người ta vứt vào sọt rác. Hay làm công ty cổ phần, người ta đề bạc mình làm sếp thì nên từ chối, vì mình còn yếu tiếng việt, không xứng đáng ngồi ghế đó. Còn mình là nhân, thấy sếp mình yếu tiếng việt thì đưa họ đọc bài này. Nói anh/chị bổ sung kiến thức, để xứng đáng làm sếp em.