Để Tránh Thái Độ Ngờ Vực Khi Sử Dụng Văn Phòng Ảo.

Việc nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo không còn còn mới lạ tại Việt Nam hiện nay. Loại hình cho thuê văn phòng này ra đời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí thuê văn phòng truyền thống, trong khi vẫn có trụ sở đặt tại trung tâm thành phố.

Tuy nhiên, đứng ở khía cạnh là khách hàng, việc giao dịch với những công ty thuê văn phòng ảo khiến họ lầm tưởng về thực lực của doanh nghiệp và dễ dẫn đến cảm giác họ bị lừa.

Tránh Thái Độ Ngờ Vực Khi Thuê Văn Phòng Ảo

 

Nếu doanh nghiệp thuê văn phòng ảo chỉ để nhận điện thoại, rồi có trụ sở hoạt động ở một nơi khác thì theo luật doanh nghiệp có đúng không ?

Trước hết, cần xác định tính chất ảo ở đây là như thế nào ? Nếu địa chỉ đó được doanh nghiệp đăng ký hợp pháp thì không thể nói ảo được. Vì theo nguyên tắc doanh nghiệp không cần phải tiến hành tất cả hoạt động kinh doanh tại trụ sở. Cũng theo điều 43 của Luật Doanh Nghiệp 2014 thì “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam”.

Thực tế, doanh nghiệp chỉ sử dụng trụ sở chính để giao dịch, nghe điện thoại và sau đó chuyển cho các bộ khác ở những nơi khác xử lý thì điều đó không có gì vi phạm pháp luật.

Trường hợp, không có sự hiện của doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc hoạt động như không đăng ký thì lúc đó mới xem xét đến tính chất ảo của doanh nghiệp.

Vây có quy định nào ràng buộc đối với doanh nghiệp thuê văn phòng ảo không?  Nếu doanh nghiệp muốn đặt trụ sở tại những đơn vị kinh doanh văn phòng ảo thì thủ đăng ký kinh doanh có gì khác không ?

Như đã nói ở trên, mặc dù doanh nghiệp không bắt buộc phải tiến hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại trụ sở chính, tuỳ từng trường hợp mà doanh nghiệp có thể thực hiện một số chức năng kinh doanh khác ở những địa điểm phù hợp.  Chẳng hạn như có thể thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay một địa điểm kinh doanh. Trong những trường hợp này doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục đăng ký, thông báo hoạt động theo quy định của pháp luật.

Vậy, nếu khách hàng biết, doanh nghiệp đăng ký trụ sở tại toà nhà ở những quận trung tâm nhưng thực chất là làm việc tại nhà riêng của sếp, khách hàng sẽ cảm thấy dường như họ bị lừa ?

Thật là đánh giá phiến diện nếu cho rằng trong trường hợp này khách hàng bị lừa. Còn về phía khách hàng, mỗi người sẽ có ý kiến khác nhau, chắc chắn sẽ khó tránh khỏi thái độ ngờ vực từ họ.

Thực tế, việc nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở kinh doanh ở những quận trung tâm để thuận tiện giao dịch, đón tiếp khách hàng là điều hợp lý. Ở những quận trung tâm, nếu thuê văn phòng truyền thồng, chắc chắn chi phí thuê sẽ rất cao, nhưng nhu cầu thực tế của một số doanh nghiệp chỉ để giao dịch, tiếp khách hàng và ký hợp đồng. Vì thế họ lựa chọn phương thức sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ (văn phòng dùng chung) này nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Đương nhiên khách hàng hoàn toàn có thể nghi ngờ về bất kỳ biểu hiện nào của doanh nghiệp trước khi họ đặt bút ký hợp đồng.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để tránh thái độ ngờ vực từ họ ?

Việc doanh nghiệp công khai phương thức giao dịch, cung cấp hàng hoá ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng là điều hết sức quan trọng.  Doanh nghiệp nên bố trí thực hiện được một hoặc một số công đoạn ngay từ đầu tiếp xúc khách hàng, hạn chế việc tiếp nhận nhu cầu rồi tiếp tục xử lý tại một địa điểm khác. Như vậy, phần nào cũng hạn chế được những suy nghĩ tiêu cực từ phía khách hàng về doanh nghiệp bạn. Bên cạnh đó, nên giới thiệu rõ đặc thù, cách thức triển khai hàng hoá mà bạn cung cấp.