Văn Phòng Ảo, Giải Pháp Cho Người Ít Vốn Và Cần Nơi Giao Dịch

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ nhằm chỉ hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực sự của nó.

Ở những quốc gia có diễn tích rộng lớn như Châu Âu và Bắc Mỹ, thì việc di chuyển từ một địa điểm này sang địa điểm khác là một vấn đề lớn thực sự. Vì chúng mất rất nhiều thời gian, công sức và chi phí.

Vì thế việc mở rộng một chí nhánh, văn phòng là một điều thực sự khó khăn, Vào năm 1994, Ralph Gregory đã có sáng kiến nhằm giải quyết vấn đề này đó chính là thành lập công ty Virtual Office Inc.

Với ý tưởng này, ông sẽ cho thuê một địa chỉ đăng ký kinh doanh và dịch vụ chuyển hướng cuộc gọi. Và giải pháp này ông đặt tên là Virtual Officice, Từ Virtual có nghĩa là THỰC, THỰC SỰ, nhưng trong khái niệm vật lý nó có nghĩa là “hình ảnh phản chiếu”, dịch theo nghĩa đen chính là “ẢO”

Từ đây, ta có thể nhận ra Virtual Office, có nghĩa là một văn phòng mở rộng, một văn phòng đại diện, một văn phòng giao dịch. Cách dịch và cách chuyển ngữ khi mô hình này xuất hiện tại Việt Nam nó được dịch sát nghĩa đen đó là văn phòng ảo, vì thế chúng chưa mô tả hết vấn đề, khiến nhiều người hiểu lầm.

Tham khảo công thức: Virtual Office = Address + Communication.

Khái Niệm Văn Phòng Ảo Trên Thế Giới.

Với nhu cầu rất lớn và luôn được đổi mới. công ty Virtual Office của Ralph Gregory sau 2 năm phát triển (1994-1996) đã biến đổi tên thành Intelligent Office (Từ Virtual Office đã không còn được dùng vì dịch vụ này đã thay đổi khá nhiều so với công thức trên), Cụ thể ngành này ngày càng mở rộng và phát triển với tên gọi chính xác hơn : Bussiness Center, Serviced Office, Office Suite,…

Văn Phòng Ảo Tại Việt Nam

Tại Việt Nam, việc đi lại trong thành phố quá khó khăn, thêm vào đó, với văn hoá giao dịch của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam là phải gặp mặt trực tiếp để trao đổi, giao dịch cho chắc ăn , vì thế việc phát sinh nhu cầu gặp gỡ khách hàng, đối tác để trao đổi, ký hợp đồng trở nên bức thiết. Vì thế mô hình văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam giúp giải quyết được khá nhiều vấn đề liên quan đến địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp.

Gọi là “Văn phòng ảo”, nhưng thực sự đây là hình thức cho thuê văn phòng chia sẻ, nhiều doanh nghiệp sẽ sử dụng chung một địa chỉ giao dịch, cùng chia sẻ không gian văn phòng và cùng trả tiền cho những dịch vụ đó, điều đó giúp họ tiết kiệm tối đa chi phí, thay vì phải thuê một văn phòng truyền thống trong khi chỉ đơn thuần là dùng địa chỉ đó để giao dịch.

Về Khía Cạnh Pháp Lý

Trong dịch vụ văn phòng chia sẻ tiện ích, có khái niệm liên quan đến “văn phòng ảo” hay văn phòng đại diện thương mại. Văn phòng ảo là thuật ngữ không có quy định trong văn bản pháp luật hiện hành.

Tuy nhiên, việc triển khai dịch vụ này là hoàn toàn hợp pháp, phù hợp với luật doanh nghiệp và không vi phạm pháp luật. Văn phòng ảo rất thích hợp cho công ty vừa và nhỏ, những công ty mới thành lập đang trong giai đoạn tìm hiểu thị trường.